Ako chránime a spracúvame vaše osobné údaje


Podľa Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 (ďalej len „GDPR“) a zákona č.
18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
(ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“), by sme vás chceli informovať, ako chránime
a spracúvame vaše osobné údaje alebo iné údaje, ktoré ste nám poskytli.


1. Kto spracúva a chráni vaše osobné údaje?


Názov organizácie: Hekima, o.z.
Sídlo: Donnerova 35, 841 04 Bratislava
IČO: 52354181
Registračné číslo: VVS/1-900/90-56391
Hekima, o.z. chráni všetky poskytnuté osobné údaje v najvyššej možnej miere pred ich únikom
a zneužitím. K dátam majú prístup pracovníci organizácie, ktorí boli poučení o spôsobe ako údaje
chrániť a ako s nimi nakladať. Údaje pre väčšinu projektov sú spracúvané v Slovenskej republike.
V prípade, že je potrebné urobiť výnimku, vás budeme o tejto skutočnosti informovať.

 

2. Na aké účely spracúvame vaše osobné údaje?


A. Realizácia projektov:


- prihlasovanie účastníkov a účastníčok,
- výber účastníkov a účastníčok,
- komunikácia s vybranými aj prihlásenými účastníkmi a účastníčkami,
- organizácia online a offline podujatí,
- organizácia súťaží,
- organizácia komunikačných kampaní,
- organizácia dobrovoľníckych aktivít,
- vedenie štatistík a organizácia prieskumov,
- komunikácia s partnermi projektu,
- komunikácia s trénerkami a trénermi ohľadne podajatí,
- uzatváranie a plnenie zmlúv,
- informovanie úćatsníkov a účastníčok a zapojených strán o výsledkoch aktivít a projektov,
- monitoring a hodnotenie dosadu projektu,
- finančná podpora združenia,
- nefinančná podpora združenia.


B. Vzťahy s verejnosťou 

- všeobecná elektronická komunikácia,

- spravovanie sociálnych sietí (Instagram, Facebook, LinkedIn),

- spravovanie webovej stránky projektu,

- informovanie o aktivitách a dosahoch projektu prostredníctvom e-mailovej komunikácie a newslettrov,

- zasielanie elektronickej pošty v zmysle priameho marketingu aktivít a činnosti združenia,

- komunikácia s inštitucionálnymi, individuálnymi aj firemnými donormi,

- komunikácia s donormi a partnermi, ktorí sa zaujímajú o aktivity občianskeho združenia,

- komunikácia s donormi a partnermi, ktorých sme povinní informovať o našej činnosti,

- používanie audiovizuálnych nahrávok a fotografií z online a offline podujatí a inej činnosti na komunikáciu na sociálnych sieťach, web stránkach spravovaných združením, aj v priebežných a finálnych správach pre donorov.

 

C. Spravovanie a používanie web stránok

 

Na našich webstránkach využívame dva typy súborov cookies:

- cookies, ktorých úlohou je pomôcť nám zlepšovať služby poskytované web stránkou. Urýchľujú prístup k web stránke, slúžia na prenos informácií a identifikáciu opakovaných návštev. Tieto malé textové súbory váš prehliadač stiahne do počítača. Obsahujú aj vašu IP adresu, ktorá umožňuje rozpoznávanie. Urýchľujú tiež váš prístup k web stránke.

- štatistické súbory cookies od Google Analytics nám umožňujú analyzovať, ako sa naše stránky používajú, a neustále ich zlepšovať. Túto službu poskytuje spoločnosť Google, Inc. so sídlom na 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, v Spojených štátoch amerických. Do sídla spoločnosti sa môžu preniesť aj dáta ako IP adresa, čas, miesto a frekvencia návštev. Google, Inc. sa zaviazala nikdy tieto údaje nepárovať s inými údajmi, ktoré ste jej mohli poskytnúť. Používanie cookies môžete znemožniť alebo obmedziť prostredníctvom nastavenia vášho internetového prehliadača. Ak tak urobíte, funkčnosť alebo služby poskytované web stránkou môžu byť obmedzené.

 

3. Aké osobné údaje spracúvame?

 

V závislosti od charakteru projektu spracúvame informácie v rozsahu uvedenom v prihlasovacích formulároch. Ide hlavne o meno, priezvisko, kontaktné informácie, ale aj odpovede na otázky, na základe ktorých sa robí výber účastníkov a účastníčok. Pri plnení zmlúv spracúvame údaje v rozsahu uvedenom v zmluve. Pri meraní dopadu, tvorbe štatistík a pri prieskumoch anonymizujeme údaje ako meno, priezvisko a kontaktné údaje, ktoré by mohli viesť k identifikácii osôb. Údaje, ktoré vyžadujeme pri výbere účastníkov a účastníčok offline a online podujatí alebo iných aktivít, sú súčasťou všeobecných obchodných alebo grantových podmienok. V prípade, že budeme chcieť externe použiť vaše osobné údaje, informujeme vás o ich rozsahu a spôsobe použitia už pri zbere dát a vyžiadame si váš súhlas. To platí aj pre použitie fotografií a audiovizuálnych záznamov.

4. Ako dlho spracúvame a uchovávame vaše údaje?

 

Osobné údaje a vyzbierané dáta uchovávame iba počas doby nevyhnutnej pre realizáciu projektov a aktivít, po dobu vyžadovanú podľa platných právnych predpisov (napr. podľa zákona o účtovníctve), alebo po inak špecifikovanú dobu, na ktorú ste dali súhlas.

 

5. Komu poskytujeme vaše osobné údaje?

 

Hekima, o. z. poskytuje vaše osobné údaje tretím stranám iba v prípade, že to požaduje zákon (napr. zákon o účtovníctve), je to zmluvne dohodnuté, alebo je to potrebné z hľadiska realizácie projektov (napr. výber účastníkov a účastníčok). Osobné údaje a dáta v nevyhnutnom rozsahu môžu byť poskytnuté donorom, mentorom a mentorkám, trénerkám a trénerom, členom a členkám hodnotiacich komisií, garantom a garantkám projektov alebo iným partnerom a partnerkám. Tieto osoby a inštitúcie budú poučené o tom, ako s údajmi nakladať podľa najvyšších štandardov bezpečnosti. My zabezpečíme, že o tom, s kým budeme vaše údaje zdieľať, vás vždy informujeme v prihlasovacích formulároch, zmluvách alebo prostredníctvom vyžiadania súhlasu vo formulári zaslanom e-mailovou komunikáciou. V našich programoch využívame služby a produkty spoločností ako Google, Mailchimp a Zoom, ktoré chránia údaje na najprofesionálnejšej úrovni. V prípade potreby cezhraničného prenosu si stále overujeme, že dané spoločnosti alebo partneri a partnerky zachovávajú štandardy ochrany osobných údajov na úrovni požadovanej EÚ.

 

6. Ako je to so zverejňovaním vašich údajov?

 

Aby sme mohli donorov, partnerov a širokú verejnosť informovať o dosahu našich aktivít, ako aj o využití zverených finančných prostriedkov, niektoré osobné údaje a dáta môzeme zverejniť aj na našich web stránkach a sociálnych sieťach. V niektorých prípadoch tak môžu urobiť aj naši donori a partneri. Vždy vás o tom informujeme a vyžiadame si váš súhlas prostredníctvom formulárov, zmlúv alebo e-mailovou komunikáciou s príslušnou prílohou.

 

7. Ako chránime a spracúvame vaše údaje pri používaní služby Zoom?

 

Zoom je služba, ktorú poskytuje spoločnosť Zoom Video Communications, Inc. so sídlom v USA. Podmienky ochrany a spracúvania osobných údajov a dát sú dostupné na tomto linku: https://zoom.us/en/privacy.html.

Rozsah spracúvaných údajov závisí od charakteru projektu alebo online podujatia ako aj od údajov, ktoré vytvoria samotní účastníci. Spracúvame meno a priezvisko účastníkov a účastníčok, prípadne prezývku, e-mailovú adresu, ale aj iné údaje o užívateľoch a užívateľkách, ako sú napr. profilová fotka a prihlasovacie údaje (ak nepoužívate službu Single Sign-In). Podľa účelu a charakteru online podujatia môžeme spracúvať aj popis stretnutia, telefónne čísla alebo IP adresy účastníčok a účastníkov, formát MP4 z audiovizuálnych záznamov, textové súbory, medzi ktoré patria online ankety a obsah v konverzačných okienkach. Ak budeme vytvárať audiovizuálne záznamy z podujatí, vopred vás o tom informujeme a požiadame o súhlas. Informujeme vás aj v prípade, že by sme chceli tieto záznamy zdieľať alebo zverejňovať.

8. Aké máte práva v súvislosti so spracovaním vašich osobných údajov?

 

- svoj súhlas so spracúvaním a uchovávaním osobných údajov môžete kedykoľvek odvolať písomne alebo prostredníctvom e-mailovej komunikácie. Odvolanie vášho súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonávaného pred týmto odvolaním.

- právo kedykoľvek sa informovať o spôsobe nakladania s vašimi osobnými údajmi a o ich zabezpečení.

- právo požiadať o opravu nesprávnych osobných údajov alebo o ich aktualizáciu,

- právo o vyžiadanie potvrdenia, či Hekima, o. z. spracúva alebo uchováva vaše osobné údaje,

- právo požiadať prostredníctvom písomnej žiadosti alebo e-mailu o ukončenie zasielania elektronických správ a prehľadu noviniek. Po doručení vašej žiadosti predmetnú e-mailovú adresu vymažeme z našej databázy.

- právo podať sťažnosť na nezákonné spracúvanie vašich osobných údajov. Budeme veľmi vďační, ak by ste sa v takejto situácii najprv obrátili na nás na e-mailovej adrese ivana.ulicna@hekima.sk. Nedostatky radi odstránime. Ak by nedostatky neboli odstránené k vašej spokojnosti, sťažnosť môžete podať na Úrade na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.

 

Žiadosti o ukončenie zasielania prehľadu noviniek, správ, odvolania súhlasu so spracovaním osobných údajov, ako aj iné žiadosti, ktorými dotknuté osoby uplatňujú ich práva, môžete zasielať na e-mailovú adresu: info@hekima.sk. Vyhradzujeme si právo požiadať o doplnenie informácií za účelom overenia totožnosti pred poskytnutím akýchkoľvek informácií alebo aktualizáciou údajov.

 

Posledná aktualizácia: 2. jún 2021