Ľudia súhlasia s každou navrhovanou zmenou, pokiaľ ich neovplyvňuje

Chcete, aby vaša organizácia fungovala efektívnejšie? Možno je čas pozrieť sa bližšie na jej štruktúru, procesy a pracovné prostredie, aby ste pochopili, kde sa nachádzajú jej kľúčové výzvy. Michael Hathorn z Univerzity v St. Gallene a Arizonskej štátnej univerzity je odborníkom na “organizational assessment”- hodnotenie organizácie ako celku. Je tiež partnerom spoločnosti Optimis – poradenskej firmy v oblasti ľudských zdrojov, ktorá sa špecializuje na hodnotenie organizácií, rozvoj a vzdelávanie. 

V rozhovore nám Michael prezradí:

– Prečo je dôležité vykonávať hodnotenie organizácie ako celku, 

– Čo treba mať na pamäti aby ste úspešne implementovali zmeny,

– Aká je úloha lídra v procese hodnotenia organizácie a procese zmien.

Archív: William Davidson Institute

Vaša práca je zameraná na hodnotenie organizácie ako celku. Čo to znamená?

Celkové hodnotenie organizácie je systematické posudzovanie viacerých dôležitých aspektov organizácie. Zvyčajne sa zameriava na organizačné procesy, systémy, pracovné prostredie a štruktúru. Hlavnou otázkou pri posudzovaní je, či tieto sledované prvky zodpovedajú účelu organizácie a či slúžia jej cieľom.

Je to niečo podobné, ako keď každý rok idete k lekárovi na preventívnu prehliadku, aby ste zistili svoj zdravotný stav. Rovnako aj hodnotenie organizácie je kontrolou zdravia organizácie, pričom sa táto kontrola zameriava na kľúčové ukazovatele celkového zdravia organizácie.

Ako často by sa mala vykonávať takáto kontrola?

Záleží na tom, či chceme hodnotiť celú organizáciu alebo len niektoré konkrétne oddelenia alebo útvary v rámci organizácie. Hodnotenie sa môže vykonávať pravidelne na ročnej báze, ale takisto vtedy, keď sa objaví konkrétny problém alebo výzva.

Hovoríme o jednoduchom prieskume rozdanom lídrom organizácie?

Práve naopak. Je pomerne dôležité pochopiť, že nejde o zaškrtávacie cvičenie, ale o zoznam otázok zodpovedaných vo fokusových skupinách, rozhovoroch alebo hodnotiacich stretnutiach v rámci organizácie.

Je tiež veľmi dôležité zabezpečiť, aby sa na ňom zúčastnilo široké spektrum zainteresovaných strán a aby zodpovedali tieto otázky – nielen riaditelia oddelení alebo lídri, ale aj ľudia, ktorí sú priamo zapojení do mnohých procesov. Práve tí sú v lepšej pozícií rozumieť a vedieť ako dobre daná organizácia funguje. Ak chcete získať jasný obraz o tom, čo sa deje v organizácii, potrebujete vysokú mieru zapojenia ľudí, ktorí pracujú priamo na mieste, potrebujete získať viacero uhlov pohľadov a urobiť viac ako len zaškrtávacie cvičenie.

Prečo je teda potrebné vykonávať takéto hodnotenie v organizácii?

Hodnotenie organizácie ako celku objasňuje to, čo sa deje v organizácii, a čo vedie k organizačným výsledkom alebo prínosom. Tieto poznatky pomáhajú identifikovať príležitosti na zlepšenie, na zmenu a na lepšie pochopenie toho, čo organizácia robí dobre a čo nie.

Mnohokrát sa kladie príliš veľký dôraz na výkonnosť organizácie. Niekedy však zanedbávame prvky, ktoré sú hybnou silou tohto výkonu. Vďaka hodnoteniu organizácie môžeme skúmať samotné hybné sily výkonnosti. Napríklad, ak je váš IT systém nedostatočný alebo chybný, ani skvelé pracovné prostredie, organizačná štruktúra alebo procesy vám nepomôžu úplne prekonať nedostatky v IT systéme.

Aká je úloha lídra v tomto procese hodnotenia?

Líder nesie určitú zodpovednosť za to, aby všetci pochopili, že toto hodnotenie je pre organizáciu prioritou, že sa uskutoční, a že jeho výsledky budú použité na zlepšenie organizácie.

Komunikácia medzi všetkými úrovňami organizácie je nesmierne dôležitá.

Bohužiaľ, manažéri a lídri si majú mnohokrát tendenciu myslieť – ja nemusím nič vysvetľovať. Odpoveď na jednoduchú otázku „prečo“ je však veľmi silným motivačným prvkom, ktorý je potrebné jasne komunikovať. Prečo to teda robíme? Prečo prechádzame procesom hodnotením organizácie? Je to preto, že som ráno vstal a mal som o tom zjavenie? Alebo je to preto, že máme skutočné výzvy, ktorým musíme porozumieť, aby sme ich potom mohli efektívne riešiť?

Jasná, vytrvalá a transparentná komunikácia zohráva pri organizačných zmenách významnú úlohu, pretože pomáha ľuďom reagovať.

Ako ľudia zvyčajne reagujú na takéto zmeny?

Existuje príslovie, ktoré to dokonale vystihuje: Ľudia súhlasia s každou navrhovanou zmenou, pokiaľ ich neovplyvňuje. 

Osobný aspekt zmeny by sme nemali podceňovať. 

Na každú navrhovanú zmenu v organizácii prichádzajú reakcie jednak zo strany jednotlivcov, ako aj tímov. 

Je zrejmé, že čím významnejšie zmeny sa navrhujú, tým vyššia je možná úroveň odporu. Typickými reakciami sú tak aktívny odpor, ako napríklad „to nebudem robiť“, ako aj pasívny odpor, ako napríklad „ok, je to zmena, ale nemám záujem sa zapojiť“

Tieto prekážky brániace zmene je určite potrebné riešiť počas celého procesu jasnou a priamou komunikáciou.

Čo by mali lídri mimovládnych organizácií zohľadniť pri hodnotení organizácie?

Jednou z hlavných chýb, ktorých sa lídri dopúšťajú je, že nemajú formálny postup hodnotenia. Rozhodne by hodnotenie nemalo byť vedené ako improvizované cvičenie.  

Ako základ potrebujete formálny proces. Takto mnohé dôležité prvky procesu hodnotenia, akými sú komunikácia, zosúladenie vedenia, bariérové výzvy, meranie výsledkov a hľadanie spôsobov ako inštitucionalizovať zmenu v mimovládnej organizácii, nebudú zabudnuté, pretože budú od začiatku zahrnuté do procesu.

Ovplyvňuje nejako organizačná kultúra a spôsob myslenia pravdepodobnosť úspechu navrhovaných zmien?

Určite. Preto je kvalitná komunikácia taká dôležitá počas celého procesu.

Avšak zvláštnosťou zmeny je: keď sa zmena implementuje a je vnímaná ako žiaduca a úspešná, potom všetci, najmä vedenie, tvrdí, že podporovali zmenu od samého začiatku. Takže v podstate platí to, že kým úspech má veľa otcov a matiek, neúspech nemá žiadneho. 

Výzvou pri zmenách je to, že aj napriek dobre riadeným zmenám uspeje len približne 80% projektov a 20% nesplní očakávania, ktoré boli stanovené. Ak však chýba vedenie, nie je zavedený jasný proces a neriešia sa prekážky, konečným výsledkom je, že len 20 % projektov týkajúcich sa zmien dosiahne svoje ciele. Toto jednoducho potvrdzuje nielen dôležitosť hodnotenia organizácie ako celku, ale aj kľúčových prvkov, ktoré je potrebné vykonať počas procesu hodnotenia, aby mimovládna organizácia mohla úspešne čeliť novým výzvam.

Autor: Simona Lučkaničová